Bauantrag über ViBa BW einreichen: Schritt für Schritt

Seit Anfang 2025 ist der Bauantrag in Baden-Württemberg grundsätzlich eine digitale Angelegenheit.

Das zentrale System heißt:

ViBa BW – Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg

Die genaue Oberfläche kann sich weiterentwickeln.

Auch einzelne Behörden organisieren die Kommunikation nach der Einreichung unterschiedlich.

Der stabile Ablauf ist aber überall sehr ähnlich.

Vorweg: Nicht bei irgendeinem ViBa-Link anfangen

Zuerst muss klar sein:

Welche untere Baurechtsbehörde ist für das Grundstück zuständig?

Das kann sein:

Stadt,
Gemeinde beziehungsweise vereinbarte Verwaltungsgemeinschaft,
Landratsamt.

Starten Sie möglichst über die Website dieser Behörde oder deren Service-BW-Eintrag.

So landen Sie im richtigen Verfahren und bei der richtigen Stelle.

Schritt 1: Das richtige Verfahren auswählen

Typische digitale Vorgänge sind:

Bauvoranfrage / Bauvorbescheid,
Kenntnisgabeverfahren,
vereinfachtes Baugenehmigungsverfahren,
Baugenehmigung,
AAB-Antrag,
Verlängerung,
Baubeginnsanzeige.

Ein falscher Verfahrensweg kostet Zeit.

Bei einem normalen Wohnhaus GK 1–4 lautet die Frage meist:

Kenntnisgabe möglich?
sonst vereinfachtes Baugenehmigungsverfahren.

Schritt 2: Zugangskonto vorbereiten

ViBa arbeitet mit sicheren digitalen Identitäten.

Privatpersonen

Je nach bereitgestelltem Zugang beispielsweise:

BundID mit geeignetem Vertrauensniveau,
Online-Ausweis,
ELSTER-basierter Zugang.

Unternehmen und Planungsbüros

typischerweise:

Unternehmenskonto,
ELSTER-Unternehmenskonto.

Im Landkreis Waldshut weist das Baurechtsamt ausdrücklich darauf hin, dass die postalische Aktivierung eines Unternehmenskontos beziehungsweise bestimmter ELSTER-Zugangsdaten etwa 14 Tage Vorlauf benötigen kann.

Deshalb:

Nicht erst am Abend der geplanten Antragseinreichung ein Konto eröffnen.

Schritt 3: Alle Beteiligten vorbereiten

Ein digitaler Bauantrag ist häufig kein Ein-Personen-Formular.

Beteiligt sind zum Beispiel:

Bauherr,
Entwurfsverfasser,
bevollmächtigte Person,
weitere freizeichnende Beteiligte.

Waldshut weist darauf hin, dass im digitalen Verfahren normalerweise mindestens die Rollen:

Entwurfsverfassende,
Freizeichnende

relevant sind.

Bei entsprechender Vollmacht können Rollen in bestimmten Fällen zusammenfallen.

Praktisch wichtig:

Alle Beteiligten sollten ihre Zugangsdaten haben, bevor der Antrag fertig ist.

Schritt 4: Projektdaten eingeben

Das System führt durch die Projektangaben.

Typisch:

Baugrundstück,
Adresse,
Gemarkung,
Flurstück,
Art des Bauvorhabens,
Bauherr,
Entwurfsverfasser.

Die Oberfläche kann sich ändern.

Deshalb ist es sinnvoller, die Daten vorher in einer Projektliste vorbereitet zu haben, als sich auf ein bestimmtes Screenshot-Tutorial zu verlassen.

Schritt 5: Bauvorlagen vollständig vorbereiten

ViBa ist kein Zeichenprogramm.

Die Pläne und Unterlagen werden vorher erstellt.

Typische Bauvorlagen:

Lageplan,
Bauzeichnungen,
Grundrisse,
Schnitte,
Ansichten,
Baubeschreibung,
Entwässerungsdarstellung,
Abstandsflächen,
Erklärung zum Standsicherheitsnachweis,
gegebenenfalls Feuerungsangaben,
Statistikbogen.

Welche Unterlagen tatsächlich gebraucht werden, hängt von:

Verfahren,
Gebäude,
Grundstück

ab.

Schritt 6: PDF/A statt normaler Mischdateien

Digitale Bauvorlagen müssen in einem archivfähigen Format eingereicht werden.

Waldshut fordert ausdrücklich:

PDF/A

und gibt eine Reihe praktischer Regeln vor:

Dokumente in Leserichtung speichern,
Pläne mit korrektem Maßstab,
keine eingeschränkten Bearbeitungsrechte,
keine externen Hyperlinks,
Unterlagen als getrennte Dateien hochladen.

Besonders interessant:

Der Landkreis Waldshut schreibt, dass Dokumente mit externen Hyperlinks aus Sicherheitsgründen gelöscht werden und anschließend neu angefordert werden müssen.

Ein kleiner technischer Fehler kann also echte Bearbeitungszeit kosten.

Schritt 7: Dateien sinnvoll benennen

Waldshut veröffentlicht eine konkrete empfohlene Reihenfolge.

Zum Beispiel:

01_Bauantrag
03_Antrag auf AAB
05_Baubeschreibung
09_Schriftlicher Lageplan
10_Zeichnerischer Lageplan
11_Lageplan Abstandsflächen
13_Lageplan Entwässerung
14_Grundriss_EG
15_Schnitte
16_Ansichten
19_Datenblatt Wärmepumpe
20_Brandschutzgutachten

Die genaue Liste hängt vom Projekt ab.

Der Sinn ist aber universell:

Ein Bauantrag ist kein ZIP-Ordner voller Dateien wie „scan_final_neu2.pdf“.

Saubere Dateinamen helfen:

Behörde,
Planer,
Ihnen selbst.

Schritt 8: AAB nicht im Plan verstecken

Braucht das Projekt eine:

Abweichung,
Ausnahme,
Befreiung,

sollte diese nicht nur irgendwo in einer Zeichnung erkennbar sein.

Sie muss im erforderlichen Verfahren ausdrücklich beantragt werden.

Im Landkreis Waldshut steht dafür in ViBa sogar ein eigener Vorgang beziehungsweise bei Bauanträgen die entsprechende AAB-Unterlage zur Verfügung.

Gerade im vereinfachten Verfahren ist das wichtig.

Schritt 9: Freizeichnung

Bevor der Antrag endgültig abgesendet werden kann, müssen die dafür vorgesehenen Beteiligten die Unterlagen digital bestätigen beziehungsweise freizeichnen.

Das ersetzt die frühere klassische Papiermappe mit mehreren Unterschriften.

Der genaue Dialog kann sich im Portal ändern.

Wichtig bleibt:

Nur vollständig vorbereitete Beteiligte können einen digitalen Antrag ohne unnötige Schleifen abschließen.

Schritt 10: Einreichen

Erst jetzt löst die berechtigte Person die endgültige elektronische Antragstellung aus.

Danach:

Eingangsbestätigung speichern,
Projekt-/Vorgangsnummer notieren,
eingereichte Version der Pläne archivieren.

Das ist wichtig, weil sich während des Verfahrens Unterlagen ändern können.

Sie sollten später immer unterscheiden können:

ursprünglich eingereichte Version,
nachgereichte Version,
genehmigte Version.

Besonderheit Landkreis Waldshut

Der Landkreis Waldshut war früh bei ViBa dabei.

Die digitale Antragstellung über ViBa BW wurde dort bereits 2024 angeboten.

Seit 1. Januar 2025 müssen Bauanträge digital eingereicht werden.

Die aktuelle lokale Seite enthält sehr detaillierte Hinweise zu:

Login,
Rollen,
PDF/A,
Dateireihenfolge,
Antragstypen.

Nach Einreichung: Waldshut kommuniziert derzeit über WebBGV

Das ist ein wichtiger lokaler Punkt.

ViBa dient beim Landkreis Waldshut aktuell vor allem zur Antragsannahme.

Die weitere Kommunikation mit den Verfahrensbeteiligten läuft bis auf Weiteres über:

WebBGV

Der Landkreis erklärt den Grund selbst:

Das aktuelle ViBa-Kommunikationsmodell würde sonst im laufenden Verfahren im Wesentlichen nur eine 1:1-Kommunikation mit der Person erlauben, die den Antrag endgültig eingereicht hat.

Nach Antragseingang erhalten Beteiligte deshalb Zugangsdaten zu WebBGV per Post.

Das bedeutet praktisch:

Nach dem ViBa-Klick nicht nur das ViBa-Postfach beobachten.

Auch auf die WebBGV-Zugangsdaten und behördliche Post achten.

Waldshut: mehrere Antragsteller

Bei mehreren Antragstellern verlangt der Landkreis für die laufende Verwaltungspraxis eine bevollmächtigte Vertretung, die kostenpflichtige Entscheidungen erhält.

Dazu können gehören:

Genehmigung,
Ablehnung,
Gebührenbescheid,
Baueinstellung.

Diese Rolle sollte im Projekt von Anfang an geklärt sein.

Besonderheit Landkreis Lörrach

Auch der Landkreis Lörrach arbeitet inzwischen mit ViBa BW.

Der Landkreis hatte bereits vorher ein digitales Verfahren über eine andere Plattform.

Nach offiziellen Unterlagen des Landkreises wurde ab 1. Oktober 2025 vollständig auf ViBa BW für die Antragstellung umgestellt; die frühere Plattform „conject“ wurde anschließend eingestellt.

Wichtig:

Das bedeutet nicht, dass Bauanträge vorher noch auf Papier eingereicht werden sollten.

Die baden-württembergische Digitalisierungspflicht bestand bereits seit Anfang 2025.

Es beschreibt den lokalen Wechsel von einer digitalen Plattform auf ViBa BW.

Aber: „Landkreis Lörrach“ ist nicht immer Ihre Baurechtsbehörde

Je nach Gemeinde kann eine andere untere Baurechtsbehörde zuständig sein.

Darum immer über:

Service-BW
oder die Website Ihrer Gemeinde/Stadt

prüfen, wohin Ihr konkreter Antrag gehört.

Schritt 11: Nachforderungen bearbeiten

Nach Eingang beginnt die zehnarbeitstägige Vollständigkeitsprüfung.

Wenn Unterlagen fehlen, kommt eine Nachforderung.

Reagieren Sie strukturiert:

Nachforderung Punkt für Punkt lesen.
Verantwortlichen Planer zuordnen.
Unterlage korrigieren.
nicht nur Datei ersetzen, sondern Version sauber kennzeichnen.
über den von der Behörde vorgesehenen Weg nachreichen.

Ein häufiger Fehler ist, ungefragt mehrfach neue Planpakete zu schicken.

Dann liegen bei der Behörde mehrere ähnliche Versionen.

Das erhöht das Risiko von Missverständnissen.

Schritt 12: Genehmigte Unterlagen sauber archivieren

Am Ende benötigen Sie nicht nur „eine Baugenehmigung als PDF“.

Sie brauchen die genehmigten Bauvorlagen.

Auf der Baustelle und später beim Verkauf ist entscheidend:

Was wurde tatsächlich genehmigt?

Archivieren Sie deshalb:

Bescheid,
genehmigte Pläne,
AAB-Entscheidungen,
Baufreigabeschein,
Statik/Nachweise,
spätere genehmigte Änderungen.

Die fünf häufigsten ViBa-Fehler

1. Konto zu spät einrichten

Unternehmenskonto kann postalische Aktivierung benötigen.

2. PDF statt PDF/A

Falsches Format erzeugt Nachforderung.

3. Alle Pläne in eine unübersichtliche Datei packen

Sauber getrennte Unterlagen sind leichter zu bearbeiten.

4. AAB vergessen

Eine Abweichung in der Zeichnung ist kein sauberer Antrag.

5. Nach dem Absenden keine lokalen Kommunikationswege beachten

Waldshut ist das beste Beispiel: Einreichung über ViBa, weitere Kommunikation derzeit über WebBGV.

Kleine Checkliste vor „Einreichen“

Erst dann „Einreichen“.

Quellen

Landesbauordnung Baden-Württemberg – elektronische Antragstellunglandesrecht-bw.de
Ministerium Baden-Württemberg: Virtuelles Bauamt / Bauordnungsrechtmlw.baden-wuerttemberg.de
Landkreis Waldshut: ViBa BW – Antragstypen, Login, PDF/A, Dateireihenfolge, WebBGVlandkreis-waldshut.de
Landkreis Waldshut: Baurechtsamtlandkreis-waldshut.de
Landkreis Lörrach: offizielle Unterlagen zur Umstellung auf ViBa BW ab 01.10.2025session.loerrach-landkreis.de
Service-BW: Baugenehmigung im vereinfachten Verfahrenservice-bw.de